Nabrat dalšího člověka, nebo automatizovat?
Krátká odpověď
Když přibývá práce, která se opakuje podle stejného postupu, vyjde automatizace levněji. Jednoduchý systém stojí v prvním roce od 25 800 Kč, nový člověk do kanceláře 336 000 až 384 000 Kč. Člověka naberte, když práce stojí na úsudku, telefonu a vztazích. Často vyjde obojí: systém převezme rutinu a lidé, které máte, zvládnou víc.
, úvodní hovor a návrh
Aktualizováno · 6 min čtení
Stejná rutina, dvě cesty
| Hledisko | Nový člověk | Systém |
|---|---|---|
| Náklady za první rok | 336 tis. až 384 tis. Kč | od 25 800 Kč |
| Než začne pracovat | nábor a zaučení | standardně do 14 dnů |
| Dovolená a nemoc | práce stojí | běží dál |
| Dvakrát víc práce | další člověk | vyšší pásmo provozu |
| Telefon, úsudek, vztahy | ano | ne |
Kolik stojí nový člověk do kanceláře?
Hrubá mzda je jen část. Zaměstnavatel k ní platí 33,8 % na sociální a zdravotní pojištění, k tomu počítač, programy, dovolenou a týdny zaučování. Administrativní síla tak firmu reálně stojí 28 000 až 32 000 Kč měsíčně.
Pak jsou náklady, které v rozpočtu nevidíte: čas strávený náborem, měsíce, než se nový člověk zaběhne, a riziko, že po roce a půl odejde a začínáte znovu.
Co převezme systém a co zůstane člověku?
Systém
- Přepisování údajů mezi programy
- Zápis a potvrzení každé poptávky
- Faktura z výkazu nebo objednávky
- Upomínky po splatnosti
- Hlídání termínů a ranní přehledy
Člověk
- Telefonáty a vyjednávání
- Rozhodnutí ve výjimkách
- Vztahy se zákazníky a dodavateli
- Práce, kde rozhoduje zkušenost
- Kontrola toho, co systém připravil
Kdy nabrat člověka?
- Práce stojí na úsudku. Každý případ je jiný a rozhoduje zkušenost.
- Zákazníci chtějí mluvit s člověkem. Telefon, osobní jednání, reklamace na místě.
- Postup se pořád mění. Systém potřebuje ustálená pravidla.
- Rutiny je málo. Když vám nová práce přibyla hlavně mimo počítač, systém ji nepřevezme.
Kdy automatizovat?
- Práce se opakuje podle stejného postupu. Denně, týdně nebo každý měsíc.
- Lidé tráví hodiny přepisováním. Z mailu do tabulky, z tabulky do účetnictví.
- Chyby z přepisování stojí peníze. Materiál, který se nedostal na fakturu, poptávka, na kterou nikdo neodpověděl.
- Roste objem. Deset poptávek, nebo sto. Systém je odbaví bez dalšího člověka.
Proč často vyjde obojí?
Člověk, kterého už máte, zvládne víc, když mu systém vezme rutinu. Referentka ráno najde objednávky připravené ke kontrole a odpoledne má čas na zákazníky. Místo dalšího náboru roste výkon týmu, který znáte.
Pomáhá to i udržet lidi. Schopný člověk nepřišel přepisovat faktury. Když na tom stráví půl dne, odejde.
Jak to spočítat u vás?
Sečtěte hodiny týdně, které u vás zabere opakovaná práce, a vynásobte je cenou hodiny včetně odvodů a 52 týdny. Výsledek porovnejte s cenou systému. Postup se třemi příklady najdete v průvodci Vyplatí se vám automatizace?, rychlý odhad v kalkulačce na hlavní stránce.
Časté dotazy
Můžeme díky systému odložit nábor?
Když roste hlavně rutina, ano. Systém ji odbaví bez dalšího člověka a stávající tým zvládne víc zakázek. Jestli to platí u vás, řekneme na úvodním hovoru.
Musí se na systém někdo zaučit?
Ne jako na nový program. Systém pracuje v programech, které už používáte, a výsledek vaši lidé uvidí tam, kde ho znají. Co schvalují, si určíte v návrhu.
Co když nám odejde člověk, který systém zná?
Systém na něm nestojí. Běží u nás a provozujeme ho my, takže dovolená ani odchod referentky ho nezastaví.
Co když systém vypadne?
Napíšete nám a do 24 hodin v pracovní dny reagujeme. Oprava je v ceně měsíčního provozu a po ní projdeme, co se mezitím nezpracovalo.
Za 30 minut vám řekneme, jestli se vám to vyplatí.
Na úvodním hovoru zjistíme, kde vám utíká nejvíc času a peněz. Do 3 pracovních dnů dostanete návrh s pevnou cenou. Zdarma, online nebo osobně v Brně.
