Co ve firmě automatizovat jako první
Krátká odpověď
Začněte prací, která se opakuje aspoň jednou týdně, má stále stejný postup a dnes ji někdo dělá ručně u počítače. Nejčastěji jsou to poptávky, fakturace a upomínky, přepisování objednávek a hlídání termínů. Vyberte jednu věc, kde utíkají peníze nebo hodiny, a tu automatizujte jako první.
, stavba a provoz
Aktualizováno · 6 min čtení
Test na jednu práci
- Opakuje se aspoň jednou týdně?Denně, týdně nebo každý měsíc, pořád podobně.
- Má pořád stejný postup?Dá se popsat krok po kroku.
- Dělá se u počítače?Mail, tabulka, účetnictví, e-shop, kalendář.
- Bere hodiny, nebo peníze?Nebo kvůli ní utíkají zakázky a platby.
Jak poznáte, že jde práce automatizovat?
Práci u počítače, kterou byste za odpoledne vysvětlili brigádníkovi, nejspíš jde automatizovat. Přesněji to řeknou čtyři otázky:
- Opakuje se aspoň jednou týdně? Co se dělá dvakrát ročně, se nezaplatí.
- Má pořád stejný postup? Když ho dokážete popsat krok po kroku, systém ho zvládne taky. Výjimky nevadí, jen je potřeba je znát.
- Dělá se u počítače? Systém pracuje s maily, tabulkami a programy. Práci v dílně ani na stavbě nepřevezme, ale výkaz z ní ano.
- Bere hodiny, nebo peníze? Buď na ní lidé tráví hodiny týdně, nebo kvůli ní utíkají zakázky a platby.
Co firmy automatizují nejčastěji?
Poptávky a obchod
- Zápis každé poptávky z webu i z mailu do jednoho přehledu
- Potvrzení zákazníkovi hned po přijetí
- Připomínka nabídky, na kterou se zákazník neozval
Faktury a peníze
- Faktura z výkazu nebo objednávky bez přepisování
- Upomínka hned po splatnosti a přehled, kdo dluží
- Faktury od dodavatelů do účetnictví
Objednávky a sklad
- Objednávka z PDF nebo Excelu do skladového programu
- Odpověď na dotaz, co je skladem a kdy to dorazí
- Porovnání nového ceníku dodavatele se starým
Termíny a podklady
- Připomínky revizí, STK, smluv a školení
- Urgence podkladů, které klient ještě neposlal
Přehled pro majitele
- V pondělí ráno jeden mail s tržbami, pohledávkami a poptávkami
- Upozornění, když něco nesedí
Čím začít?
Jednou věcí, kde je výsledek vidět v penězích nebo v hodinách. Nejčastěji to jsou poptávky, protože každá, která zapadne, je ztracená zakázka, a upomínky, protože peníze přijdou dřív.
Na tyhle časté problémy máme hotová řešení s cenou známou předem. Když systém vidíte běžet, poznáte, kde je další krok.
Jak zjistit, co se u vás opakuje?
Týden si s lidmi v kanceláři zapisujte každou práci u počítače, která se opakuje, a kolik zabrala. Na konci týdne ji seřaďte podle času. Nahoře budou kandidáti na automatizaci.
Nejvíc času obvykle neberou velké úkoly, ale drobnosti, které se dělají desetkrát denně: zkopírovat údaje z mailu, dohledat číslo objednávky, poslat potvrzení.
Co automatizovat nemá smysl?
- Práci, která se mění každý týden. Nejdřív se musí ustálit.
- Rozhodnutí, kde rozhoduje zkušenost nebo vztah. Tam zůstává člověk. Systém mu může připravit podklady.
- Věci na pár minut týdně. Stavba se nezaplatí.
- Postupy, které existují jen v hlavě. Nejdřív je potřeba je jednou popsat. S tím pomůžeme na úvodním hovoru.
Časté dotazy
Můžeme začít jen jednou věcí?
Ano, a doporučujeme to. Systém pak vidíte v provozu a další krok přidáte, až se vyplatí.
Musíme kvůli automatizaci měnit programy?
Ne. Napojíme se na programy, které už používáte. Když vám nějaký nástroj ulehčí práci, doporučíme ho.
Co když nevíme, co se u nás opakuje?
Na úvodním hovoru se zeptáme, jak to u vás chodí, a najdeme to spolu. Hovor trvá 30 minut a je zdarma.
Jde automatizovat i práci s papírem?
Když papír naskenujete nebo vyfotíte, systém z něj přečte údaje a čísla pak zkontroluje člověk. Kde se všechno vede v sešitech, doporučíme nejdřív jednoduchý program, na který se systém napojí.
Za 30 minut vám řekneme, jestli se vám to vyplatí.
Na úvodním hovoru zjistíme, kde vám utíká nejvíc času a peněz. Do 3 pracovních dnů dostanete návrh s pevnou cenou. Zdarma, online nebo osobně v Brně.
