Obchodní podmínky

Čl. 1 Úvodní ustanovení

Tyto obchodní podmínky upravují spolupráci mezi dodavatelem a objednatelem při stavbě systému a jeho následném měsíčním provozu. Platí pro automatizaci na míru i pro hotová řešení.

Dodavatelem je Efficontrol s.r.o., IČO 05159687, se sídlem Lesnická 795/20, Černá Pole, 613 00 Brno, provozující službu pod značkou RootFlow. Dodavatel není plátcem DPH, uváděné ceny jsou konečné.

Objednatelem je podnikatel nebo právnická osoba, která potvrdí návrh dodavatele. Tyto podmínky se nevztahují na spotřebitele.

Potvrzením návrhu objednatel stvrzuje, že se s těmito podmínkami seznámil a souhlasí s nimi.

Čl. 2 Vymezení pojmů

Úvodní hovor je třicetiminutová schůzka zdarma, online nebo po dohodě osobně. Když je potřeba, protáhne se.

Návrh je nabídka dodavatele na stavbu systému a jeho měsíční provoz. Jeho obsah upravuje článek 5.

Návrhový hovor je schůzka, na které dodavatel představí návrh a objednatel jej může rovnou potvrdit.

Předávací hovor je schůzka, na které dodavatel uvede systém do ostrého provozu podle článku 9.

Systém je dílo postavené dodavatelem, které přebírá dohodnuté procesy objednatele. Každý potvrzený návrh je samostatné dílo s vlastní cenou, vlastním akceptačním seznamem a vlastní garancí. Další procesy se objednávají novým návrhem.

Automatizace na míru je systém navržený a postavený podle procesů konkrétního objednatele.

Hotové řešení je předem připravené řešení častého problému, které dodavatel nastaví na programy objednatele. Upravuje je článek 4.

Proces je jedna opakující se činnost, kterou systém přebírá.

Akceptační seznam je seznam bodů, které musí systém splnit. Každý bod jde odškrtnout ano, nebo ne. Je součástí návrhu, objednatel jej schvaluje potvrzením návrhu a vztahuje se na něj garance podle článku 10.

Předání je den, kdy dodavatel uvede systém do ostrého provozu podle článku 9.

Měsíční provoz je služba, která zajišťuje běh systému na infrastruktuře dodavatele. Její rozsah upravuje článek 11.

Objem je množství práce za jeden měsíc provozu, na které je cena měsíčního provozu spočítaná, například počet poptávek nebo faktur.

Úprava je změna chování systému nebo nová funkce, kterou si objednatel vyžádá a která není bodem akceptačního seznamu.

AI je jazykový model, který v systému čte, třídí nebo píše text.

Čl. 3 Průběh spolupráce

Spolupráce probíhá ve čtyřech krocích:

1. Úvodní hovor. Dodavatel na něm zjistí, co potřebuje k sestavení návrhu. Hovor k ničemu nezavazuje.
2. Návrh a fixní cena. Dodavatel připraví návrh do 3 pracovních dnů od úvodního hovoru a představí jej objednateli na návrhovém hovoru. Objednatel může návrh potvrdit přímo na hovoru elektronickým podpisem, spolu se zpracovatelskou smlouvou podle článku 16.
3. Stavba a nasazení. Po potvrzení návrhu, úhradě zálohy a předání přístupů dodavatel systém postaví, otestuje mimo ostrý provoz objednatele a na předávacím hovoru jej uvede do ostrého provozu podle článku 9.
4. Měsíční provoz a garance. Od předání běží měsíční provoz podle článku 11 a po dobu 30 dnů garance podle článku 10.

Čl. 4 Automatizace na míru a hotová řešení

Dodavatel staví dva typy díla: automatizaci na míru a hotová řešení. Pro oba platí tyto podmínky ve stejném rozsahu. Liší se cenou a délkou stavby.

Automatizaci na míru zařadí dodavatel po úvodním hovoru do jedné ze tří úrovní: jednoduchá, střední, nebo komplexní. Komplexní automatizaci může dodavatel rozdělit na více samostatných děl, každé s vlastním návrhem, cenou, akceptačním seznamem a garancí.

U hotového řešení je akceptační seznam známý předem, je součástí řešení. Předpoklady uvedené u hotového řešení musí objednatel splňovat. Pokud některý nesplňuje, dodavatel to uvede v návrhu.

Ceny a obvyklé termíny zveřejněné na webu dodavatele nejsou nabídkou k uzavření smlouvy. Závazné jsou údaje v potvrzeném návrhu.

Čl. 5 Návrh a jeho potvrzení

Návrh obsahuje zejména:

• popis řešení a typ díla,
• fixní cenu stavby a cenu měsíčního provozu,
• akceptační seznam a seznam toho, co systém nedělá,
• termín nasazení a přístupy, které dodavatel potřebuje,
• rozsah zaučení, které je v ceně stavby,
• objem, na který je provoz spočítaný, a cenu vyššího pásma,
• placené služby třetích stran zahrnuté v provozu,
• seznam dalších zpracovatelů osobních údajů,
• u každého kroku, kde pracuje AI, jestli čeká na schválení objednatele, nebo běží rovnou.

Návrh je platný 14 dnů od data vystavení, není-li v něm uvedeno jinak.

Potvrzený návrh spolu s těmito obchodními podmínkami tvoří smlouvu. Návrh má přednost tam, kde se od těchto podmínek odchyluje.

Body, které nejsou uvedeny v akceptačním seznamu, nejsou předmětem díla.

Čl. 6 Cena a platby

Cena stavby je fixní a je uvedena v návrhu. Dodavatel ji nemůže jednostranně navýšit z důvodu vyšší pracnosti, než jakou předpokládal.

Cena stavby se hradí ve dvou stejných splátkách. Zálohu ve výši 50 % fakturuje dodavatel při potvrzení návrhu. Doplatek ve výši zbylých 50 % fakturuje dodavatel v den předání díla podle článku 9.

Splatnost všech faktur dodavatele je 14 dnů od vystavení. Objednatel může kteroukoli platbu uhradit i rovnou převodem na účet dodavatele, bez čekání na fakturu, například na předávacím hovoru. Fakturu pak dostane jako uhrazenou.

Práce na díle začínají dnem připsání zálohy na účet dodavatele.

Cena měsíčního provozu je uvedena v návrhu a hradí se měsíčně dopředu. Provoz začíná předáním díla a účtuje se po měsících provozu, které začínají dnem předání. Fakturu za první měsíc provozu vystaví dodavatel v den předání, spolu s doplatkem. Další faktury vystavuje vždy ve stejný den následujícího měsíce. Nemá-li měsíc takový den, vystaví fakturu jeho poslední den. Změnu ceny kvůli objemu upravuje článek 11.

Dodavatel je oprávněn cenu měsíčního provozu jednou ročně upravit. Změnu oznámí objednateli nejméně 30 dnů předem. Nesouhlasí-li objednatel, může smlouvu v této lhůtě vypovědět s účinností ke dni změny.

Čl. 7 Termín a bonus za zpoždění

Automatizaci na míru dodavatel standardně postaví a nasadí do 14 dnů, u komplexní může být termín delší. Hotové řešení má termín podle řešení. Závazný je termín nasazení uvedený v návrhu.

Termín začíná běžet pozdějším ze dvou dnů: dnem připsání zálohy na účet dodavatele, nebo dnem, kdy objednatel předal všechny přístupy uvedené v návrhu.

Termín se prodlužuje o dobu, po kterou dodavatel čeká na objednatele, zejména na přístupy, podklady, odpovědi a schválení.

Pokud dodavatel zjistí, že termín nestihne, oznámí to objednateli předem, ještě před jeho uplynutím, a sdělí, o kolik se posune.

Za každý započatý týden zpoždění oproti termínu podle tohoto článku dostane objednatel jeden měsíc provozu zdarma, celkem nejvýše tři měsíce provozu zdarma. Cena stavby se nesnižuje.

Čl. 8 Změny rozsahu a úpravy

Změny rozsahu a úpravy se sjednávají písemně, včetně dopadu na cenu a termín. Dodavatel sdělí cenu předem. Bez písemného odsouhlasení obou stran se změna neprovádí.

Požadavek na úpravu neprodlužuje lhůtu pro hlášení podle článku 9 a není důvodem k zadržení doplatku.

Čl. 9 Předání a nahlášení vad

Předání probíhá na předávacím hovoru. Dodavatel na něm s objednatelem projde body akceptačního seznamu, ukáže mu, jak se systémem pracovat, a uvede systém do ostrého provozu. Tím je objednatel zaučen v rozsahu uvedeném v návrhu. Dnem předání je den uvedení systému do ostrého provozu.

Neplní-li systém na předávacím hovoru některý bod akceptačního seznamu, dodavatel jej nepředá, bod opraví a předávací hovor zopakuje. Termín podle článku 7 mezitím běží dál.

O předání se sepisuje předávací protokol, který objednatel podepisuje elektronicky. Nepodepíše-li jej do 3 pracovních dnů od předání a nenahlásí-li v této lhůtě konkrétní bod akceptačního seznamu, který systém neplní, platí dílo za převzaté dnem předání.

Dnem předání je dílo dokončeno, začíná běžet garance i měsíční provoz a dodavatel vystaví fakturu na doplatek a první měsíc provozu.

Je-li systém připraven k předání a objednatel do 10 pracovních dnů od výzvy dodavatele neumožní předávací hovor, může dodavatel vyfakturovat doplatek. Měsíční provoz a garance začínají až předáním.

Zjistí-li objednatel do 30 dnů od předání, že systém neplní některý bod akceptačního seznamu, nahlásí to dodavateli písemně, stačí e-mailem. Hlášení musí uvádět, který bod systém neplní. Za takové hlášení se nepovažuje požadavek na něco, co v akceptačním seznamu uvedeno není.

Dodavatel má na opravu 5 pracovních dnů od nahlášení.

Uplynutím 30 dnů od předání lhůta pro hlášení podle tohoto článku končí. Vady, které se projeví později, řeší dodavatel v rámci měsíčního provozu podle článku 11.

Čl. 10 Garance

Garance se vztahuje výhradně na body akceptačního seznamu. Splňuje-li systém každý z nich, dodavatel svůj závazek z garance splnil. Výsledky typu „ušetříte hodiny“ dodavatel negarantuje. Požadavek na něco, co v seznamu není, je úpravou podle článku 8.

Garance platí, když systém bod neplní vinou dodavatele, tedy proto, že jej dodavatel špatně nastavil nebo postavil.

Nahlásí-li to objednatel řádně podle článku 9, dodavatel bod opraví do 5 pracovních dnů od nahlášení.

Neopraví-li dodavatel nahlášený bod v této lhůtě a objednatel nechce pokračovat, vrátí mu dodavatel vše, co za stavbu a měsíční provoz daného díla zaplatil, a neuhrazené faktury za ně stornuje. Vrácením peněz spolupráce na daném díle končí a dodavatel systém vypne.

Garance neplatí, když bod přestane fungovat kvůli vnější změně, kterou dodavatel neovlivní. Vnější změnou je:

• výpadek nebo změna cizího programu či služby,
• změna hesla, přístupu, programu nebo dat na straně objednatele.

Systém po těchto změnách dodavatel opraví v rámci měsíčního provozu podle článku 11. Napojení dalšího programu nebo přechod na jiný upravuje tentýž článek.

Uplynutím 30 dnů od předání garance končí pro chyby nenahlášené do této doby. Ty řeší dodavatel v rámci měsíčního provozu.

Čl. 11 Měsíční provoz

Měsíční provoz je povinnou součástí každého díla. Systém běží na infrastruktuře dodavatele a bez měsíčního provozu jej nelze provozovat. Smlouva o měsíčním provozu vzniká potvrzením návrhu a provoz začíná i se účtuje ode dne předání díla.

Cena měsíčního provozu zahrnuje:

• server a nástroje, na kterých systém běží,
• placené služby, které systém používá, například Claude nebo Firecrawl, vypsané v návrhu,
• zálohy,
• opravu, když něco přestane fungovat, i po změně cizího programu,
• podporu e-mailem s reakcí do 24 hodin v pracovní dny.

Výpadky a chyby hlásí objednatel dodavateli e-mailem. Lhůta 24 hodin v pracovní dny je lhůta pro reakci, ne pro opravu.

Cena měsíčního provozu nezahrnuje:

• úpravy a nové funkce,
• napojení dalšího programu nebo přechod na jiný.

O tyto práce objednatel požádá e-mailem. Dodavatel mu předem sdělí cenu a postupuje podle článku 8.

Cena měsíčního provozu je spočítaná na objem uvedený v návrhu. Přeroste-li objem v jednom měsíci, nic se nemění. Přeroste-li objem dva měsíce provozu po sobě, platí objednatel od dalšího měsíce provozu cenu vyššího pásma uvedenou v návrhu. Dodavatel to oznámí předem, zpětně se cena nemění.

Přeroste-li objem i vyšší pásmo uvedené v návrhu, sdělí dodavatel objednateli novou cenu písemně předem. Nová cena platí od dalšího měsíce provozu. Objednatel může měsíční provoz vypovědět podle článku 15 s výpovědní dobou jeden měsíc.

Kvůli objemu dodavatel systém nevypne ani nepřibrzdí.

Čl. 12 Infrastruktura a data

Systém je provozován na infrastruktuře dodavatele. Objednatel u sebe nic neinstaluje ani nespravuje.

Data objednatele zůstávají v jeho vlastních programech. Dodavatel je zpracovává jen pro účely chodu systému. Krok, který používá službu třetí strany, jí předá data potřebná pro tento krok. Tyto služby jsou vypsané v návrhu.

Objednatel poskytuje dodavateli přístupy k napojeným programům a může je kdykoli odebrat. Odebrání přístupu může omezit nebo zastavit chod systému.

Čl. 13 Součinnost objednatele

Objednatel poskytne dodavateli přístupy uvedené v návrhu a podklady potřebné ke stavbě, určí jednu kontaktní osobu odpovědnou za projekt a zajistí její dostupnost v pracovní dny.

Objednatel bez zbytečného odkladu oznámí dodavateli změnu, zrušení nebo omezení kteréhokoli programu, na který je systém napojen.

Neposkytne-li objednatel součinnost, prodlužuje se termín a dodavatel neodpovídá za z toho plynoucí prodlení.

Čl. 14 Prodlení s platbou

Je-li objednatel v prodlení s úhradou déle než 14 dnů, dodavatel pozastaví práce na díle, úpravy i provoz systému až do úhrady. Před pozastavením provozu objednatele upozorní e-mailem.

Po připsání dlužné částky dodavatel provoz obnoví nejpozději následující pracovní den. Garance ani lhůty dodavatele po dobu pozastavení neběží.

Čl. 15 Trvání a ukončení

Smlouva o měsíčním provozu se uzavírá na dobu neurčitou.

Vypovědět ji může kterákoli strana písemně. Výpovědní doba je jeden měsíc a začíná běžet dnem oznámení výpovědi.

Smlouva na dané dílo končí také vrácením peněz podle článku 10.

Ukončením smlouvy o měsíčním provozu končí provoz systému. Systém je provozován na infrastruktuře dodavatele a po ukončení se zastaví. Data objednatele zůstávají v jeho vlastních programech.

Převod systému na infrastrukturu objednatele je možný jako samostatná zakázka.

Čl. 16 Mlčenlivost, reference a osobní údaje

Obě strany zachovávají mlčenlivost o skutečnostech, které se v souvislosti se spoluprací dozvěděly, zejména o obchodních, cenových a technických informacích druhé strany. Povinnost mlčenlivosti trvá tři roky po ukončení spolupráce.

Povinnost mlčenlivosti se nevztahuje na informace veřejně dostupné, na informace, které strana prokazatelně znala dříve, a na případy, kdy je sdělení uloženo právním předpisem nebo rozhodnutím orgánu veřejné moci.

Dodavatel nepoužívá data objednatele k jinému účelu než k chodu sjednaného systému. Zejména je nepoužívá pro vlastní obchodní účely, pro tvorbu vlastních databází ani pro trénování modelů strojového učení.

Dodavatel je oprávněn uvést objednatele jako referenci, včetně jeho názvu, loga a údajů o výsledcích spolupráce, pouze s jeho předchozím písemným souhlasem. Souhlas lze kdykoli odvolat s účinností do 30 dnů.

Zpracovává-li dodavatel při chodu systému osobní údaje, jejichž správcem je objednatel, řídí se toto zpracování samostatnou zpracovatelskou smlouvou, která je přílohou návrhu. Seznam dalších zpracovatelů se v každém návrhu upraví podle služeb, které daný systém používá.

Zpracování osobních údajů objednatele a osob, které kontaktují dodavatele, popisují Zásady ochrany osobních údajů.

Čl. 17 Za co ručíme a za co ne

Garance. Garance podle článku 10 je skutečný nárok objednatele na opravu a případně na vrácení peněz s ukončením spolupráce a vypnutím systému.

Škoda. Když vznikne škoda, za kterou dodavatel odpovídá, zaplatí nejvýš tolik, kolik objednatel zaplatil za stavbu daného díla. Dodavatel neodpovídá za ušlý zisk ani za nepřímé škody.

Cizí programy a služby. Dodavatel neodpovídá za výpadky a změny cizích programů a služeb. Systém po nich opraví v rámci měsíčního provozu, škodu z nich neplatí. Stejně tak neodpovídá za škodu vzniklou zásahem objednatele nebo třetí osoby do napojených účtů.

Data od objednatele. Dodavatel neodpovídá za chyby, které vzniknou ze špatných nebo neúplných dat od objednatele.

AI. AI se může splést a za to, co napíše nebo udělá, dodavatel neodpovídá. U každého kroku, kde pracuje AI, se strany v návrhu domluví, jestli čeká na schválení objednatele, nebo běží rovnou a je to na objednateli. Odklikávat se nemusí všechno, jinak by to ztratilo smysl. Kroky, které objednatel schválil, jsou jeho rozhodnutí.

Přístupy. Dodavatel nezneužije přístupy k programům, které mu objednatel nasdílí.

Úmysl a hrubá nedbalost. Omezení podle tohoto článku se nevztahují na škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti ani na jinou škodu, u které zákon omezení nedovoluje.

Čl. 18 Závěrečná ustanovení

Dodavatel může tyto podmínky měnit. Změnu oznámí objednatelům, se kterými má uzavřenou smlouvu o měsíčním provozu, nejméně 30 dnů předem.

Na dílo, jehož návrh byl potvrzen, se vztahuje znění podmínek platné ke dni potvrzení návrhu.

Vztahy neupravené těmito podmínkami se řídí českým právem.

Spory se strany zavazují nejprve řešit jednáním.

Tyto podmínky nabývají účinnosti dnem 1. 11. 2026.