Jak používat ChatGPT ve firmě
Krátká odpověď
ChatGPT ve firmě ušetří čas tam, kde člověk píše, shrnuje a překládá: maily, nabídky, zápisy z jednání. Dejte ho lidem ve firemní verzi, ve které se vložená data nepoužívají k učení, a domluvte tři pravidla. Když s ním někdo dělá pořád stejnou práci desetkrát denně, je čas ji automatizovat.
, úvodní hovor a návrh
Aktualizováno · 5 min čtení
Tři pravidla pro tým
- Firemní účet, ne soukromýVe firemní verzi se vložená data nepoužívají k učení modelu.
- Bez citlivých údajů klientůRodná čísla, zdraví a hesla do chatu nepatří.
- Výstup čte člověkChatGPT umí sebejistě napsat nesmysl.
Na co ChatGPT ve firmě stačí?
- Maily a odpovědi. Z poznámky „poslat cenu, termín příští týden, omluvit zpoždění“ napíše slušný mail za pár vteřin.
- Nabídky a texty. Popis zakázky, úvod nabídky, inzerát na novou pozici.
- Shrnutí. Co je důležité v dlouhé smlouvě, zápisu z jednání nebo ve vlákně mailů.
- Překlady. Mail od německého dodavatele, návod v angličtině.
- Tabulky. Jak v Excelu sečíst podle podmínky nebo spojit dvě tabulky do jedné.
Na co nestačí?
ChatGPT pracuje s tím, co do něj někdo vloží, a výsledek musí někdo zkopírovat dál.
- Pracuje, jen když s ním někdo pracuje. Objednávku, která přijde v noci, nezpracuje.
- Bez napojení nevidí do vašich programů. Neví, co je ve skladu ani kdo nezaplatil.
- Čísla a fakta si umí domyslet. Výpočet ceny nebo citaci zákona mu bez kontroly nevěřte.
- Pokaždé odpoví trochu jinak. Na postup, který má běžet pořád stejně, to nestačí.
Jakou verzi zvolit?
Pro firmu má smysl firemní verze. Liší se hlavně tím, co se děje s vloženými daty.
- Bezplatná a osobní verze může podle nastavení používat vložený text k učení modelů. Na firemní data ne.
- Firemní tarify ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot nebo Gemini v Google Workspace data k učení standardně nepoužívají, mají správu uživatelů a zpracovatelskou smlouvu.
Pro běžnou kancelářskou práci jsou rozdíly mezi nástroji malé. Když máte Microsoft 365, zkuste Copilot, když Google Workspace, Gemini. Osobní předplatné stojí kolem 20 dolarů měsíčně, firemní o něco víc na člověka.
Jaká pravidla dát týmu?
- Jen firemní účet. Soukromý ChatGPT zaměstnance na firemní data nepatří.
- Bez citlivých údajů. Rodná čísla, zdravotní údaje a hesla do chatu nevkládat nikdy. Ostatní osobní údaje klientů jen ve firemní verzi se zpracovatelskou smlouvou.
- Výstup čte člověk. Co odchází zákazníkovi, ověří ten, kdo to odesílá.
Tři věty, které si lidé zapamatují, ochrání víc než dlouhá směrnice v šuplíku.
Kdy je čas na automatizaci?
Když někdo dělá s ChatGPT pořád stejnou věc: zkopíruje mail, vloží ho, výsledek přepíše do programu. Desetkrát denně. Tuhle práci systém udělá sám, i když je kancelář zavřená. Poznáte ji podle tří znaků:
- postup je pokaždé stejný,
- výsledek se přepisuje do dalšího programu,
- práce přichází průběžně, třeba s každým mailem nebo objednávkou.
Jak takovou práci najít, popisuje průvodce Co ve firmě automatizovat jako první.
Časté dotazy
Je ChatGPT v češtině dost dobrý?
Na maily, shrnutí a běžné texty ano. Odborné výrazy a styl vaší firmy je dobré mu jednou popsat. Firemní verze si takové pokyny umí pamatovat.
Smí zaměstnanci používat ChatGPT na firemní data?
Ve firemní verzi a podle jasných pravidel ano. Co do chatu nepatří, rozebírá průvodce AI a firemní data.
Může ChatGPT odpovídat zákazníkům sám?
Sám od sebe ne, v chatu odpovídá jen tomu, kdo s ním pracuje. Aby odpovídal na příchozí maily, musí být napojený na schránku a mít pravidla, kdy odpověď čeká na kontrolu. To už je automatizace, kterou stavíme my.
Kolik času to ušetří?
Podle průzkumu Salesforce a Slacku ušetří automatizace a AI nástroje v průměru 3,6 hodiny týdně na zaměstnance. U vás záleží na tom, kolik se ve firmě píše a přepisuje.
Za 30 minut vám řekneme, jestli se vám to vyplatí.
Na úvodním hovoru zjistíme, kde vám utíká nejvíc času a peněz. Do 3 pracovních dnů dostanete návrh s pevnou cenou. Zdarma, online nebo osobně v Brně.
